Pengendalian : Tujuan, Ancaman Dan Prosedur ( SoftSkill 4.3 )

A.    Pengendalian sistem informasi akuntansi

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai: 

1.   Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar, 

2.   Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi), 

3.   Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat, 

4.   Semua transaksi dicatat dengan akurat, 

5.   Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian, 

6.   Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. 

B.     Ancaman dan pengendalian 

Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti : 

a)   Kehilangan Data, 

Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis). 

b)  Kinerja yang buruk, 

Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja. 

Dan juga :

1.   Penerimaan pesanan penjualan 

a.    Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain: 

·      Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat. 

·      Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk. 

·      Terjadi legitimasi pesanan. 

·      Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga. 

b.   Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

·      Pemeriksaan edit entri data. 

·      Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. 

·      Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business. 

·      Sistem pengendalian persediaan. 

2.   Pengiriman barang 

a.    Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain : 

·      Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim. 

·      Pencurian persediaan. 

b.   Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

·      Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data. 

·      Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat. 

3.   Penagihan dan piutang usaha 

a.    Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain: 

·      Kegagalan untuk menagih pelanggan. 

·      Kesalahan dalam penagihan. 

·      Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha. 

b.   Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

·      Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan. 

·      Pengendalian edit entri data dan daftar harga. 

·      Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 

4.   Penagihan kas 

a.    Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah : 

·      Pencurian Kas. 

b.   Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu :

·      Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

Sumber : http://elyaza.blogspot.co.id/2013/01/pengendalian-tujuan-ancaman-dan-prosedur.html

Prosedur Pemrosesan Informasi ( SoftSkill 4.2 )

1.      Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. 

A.  Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan

1.   Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

·      Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

·      Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

·      Menentukan ketersediaan persediaan

·      Memilih metode untuk mengirim barang 

2.   Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

·      Menentukan harga produk dan jasa

·      Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

·      Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

·      Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

·      Merencanakan kampanye pemasaran yang baru 

3.   Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

·      Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

·      Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

·      Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

·      Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

·      Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

·      Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

·      Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

·      Keefektifan iklan dan promosi

·      Kinerja staf penjualan

·      Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

B.  Model Data Siklus Pendapatan

Sumber : http://nanienuneno.blogspot.co.id/2010/11/siklus-pendapatan.html

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan ( SoftSkill 4.1 )

A.    Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

1.      Karakteristik proses bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

·     Definitif : Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

·     Urutan : Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

·     Pelanggan : Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

·     Nilai tambah : Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

·     Keterkaitan : Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

·     Fungsi silang : Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

2.      Tipe proses bisnis

Terdapat tiga jenis proses bisnis:

·      Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis

·      Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.

·      Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

B.     Siklus pendapatan

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Romney & Steinbert, 2005).

1.      Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang teat dengan harga yang sesuai.

Pada siklus pendapatan, terdapat 4 aktifitas dasar bisnis yaitu :

a.    Memasukkan pesanan penjualan (sales order entry)

Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses memasukkan pesanan penjualan (sales order).

Proses memasukkan pesanan penjualan mencakup tiga tahap :

·      Mengambil pesanan dari pelanggan

·      Memeriksa dan menyetujui kredit dari pelanggan

·      Serta memeriksa ketersediaan persediaan

b.   Mengirim pesanan (shipping)

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang dinginkan tersebut.

Proses ini terdiri dari dua tahap : mengambil dan mengepak pesanan, dan mengirim pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan). Departemen bagian perdagangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

c.    Penagihan dan piutang usaha (billing and accounts receivable)

Aktivitas dasar kketiga dalam siklus akuntansi pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihar data piutang usaha. Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice).

d.   Menerima pembayaran/penagihan kas (cash collection)

Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir.

Sumber : http://ajeng17.blogspot.co.id/2013/01/siklus-pendapatan-dan-pengeluaran.html